De Lean-methode: een win-winsituatie voor de klant en de onderneming

Wat is Lean precies?
Lean is een business strategie en een manier van werken. Daarbij staat het toevoegen van waarde voor de klant centraal, maar ook hoe Seacon Logistics de beste dienstverlening kan geven tegen het meest gunstige tarief. Dat geeft een interessant samenspel. Lean is een uitstekend middel om beide belangen te verbinden. Lean staat ook voor het elimineren van verspillingen in alle logistieke processen. Het heeft als voordeel dat processen sneller zullen verlopen en dat het geheel kosteneffectieve wordt. Dat heeft positief effect voor eigen onderneming én voor de klant. 

De focus bij Lean ligt bij wat de klant precies wil. Als logistiek dienstverlener wil je daarom niet noodzakelijke activiteiten elimineren, want de klant betaalt er bijvoorbeeld niet voor of wil het misschien niet hebben. Om daarachter te komen is er binnen Lean de term ‘voice of the customer’. Dat betekent dat je in contact blijft met de klant en begrijpt waar zijn uitdagingen en doelstellingen liggen, zodat je sneller een oplossing kunt bedenken. Het liefste doen we dit natuurlijk al voordat hij/zij hierom vraagt. 

Lean toepassen binnen Seacon Logistics
Lean werken brengt ook een cultuurverandering met zich mee. We willen de basis ombuigen naar iets wat we gewenst gedrag noemen. Dat is geen gedrag in vaardigheden, maar hoe je als bedrijf wilt werken. Ter illustratie: Stel je bent in India en je wil vanaf het hotel naar je vliegveld toe. Je geeft aan de taxichauffeur aan dat je nog twee uur de tijd hebt. Dus dat hij moet doorrijden, maar dat het wel veilig moet gebeuren. In India lopen mensen op de snelweg, lopen er beesten op straat en rijden mensen zelfs achteruit.  Je zou kunnen zeggen: Wat is dat voor omgeving waarin die taxichauffeur moet bewegen en kan hij mij wel veilig naar het vliegveld brengen? 

We passen diezelfde vergelijking toe in Nederland. We moeten van Maasbree naar Schiphol. Nagenoeg iedereen weet dat in Nederland de chauffeur over de snelweg rijdt, voorzien van mooie wegen, borden en snelheidsindicatoren. De chauffeur zal op een gedegen manier op de plaats bestemming arriveren. Wat zou er gebeuren als je de taxichauffeur uit India op stage zou sturen in Nederland? Hij zal zich gaandeweg aanpassen aan de structuur die Nederland hem te bieden heeft. Dat is in feite wat Lean en de cultuurveranderingen doen. 

Faciliteren binnen Seacon 
We faciliteren deze ontwikkelingen door het aanreiken van diverse werktools. Bijvoorbeeld een dagstartbord. Hiermee kijken we samen naar hoe het gisteren ging en hoe we het vandaag beter kunnen doen. Als medewerkers tegen zaken aanlopen gebruiken we probleemkaarten. Deze problemen worden gewogen door de leidinggevenden en gezamenlijk opgelost. Door het Seacon-breed aanreiken van deze tools creëren we een bottom-up werking. Dit is het van onderen naar boven alle kennis vergaren om tot een optimale oplossing te komen. De grootste proceskennis ligt namelijk bij de mensen zelf. Als iedereen zo een paar minuten verspilling elimineert - al is het maar om te zorgen dat we niet meer hoeven te zoeken naar een bezem, reachtruck of wat dan ook - dan besparen we al veel kosten.

Met Lean willen we een cultuur creëren waarbij iedereen zich veilig voelt om iets te signaleren. Niet alleen fysiek, maar ook psychologisch. Het is misschien lastig om iets signaleren wat al jarenlang zo gedaan wordt. Iemand die net 2 of 3 maanden bij Seacon werkt, heeft net zoveel recht van spreken als iemand die er al veel langer werkt. Door vanuit een andere bril naar het probleem te kijken ontstaat een nieuwe benadering. Zaken die uit routine zo zijn gegroeid hoeven namelijk niet de beste oplossingen te zijn. Dat moet je ter discussie mogen en durven stellen. Het is de start van meer transparantie, waarbij je trots en engagement uitstraalt om er samen als bedrijf iets van te maken. 

Cultuurverandering in beweging zetten
Er zijn meerdere methodes beschikbaar om Lean te implementeren. Wij hebben ervoor gekozen om een ‘milewide and inch-deep’ te gaan. We willen de cultuurverandering in beweging zetten en daarmee beginnen we met de dagstart. Dit proces is voor elke site hetzelfde. Hiermee borgen we kwaliteit en vergroten we meteen de multi inzetbaarheid van mensen (denk weer aan die taxichauffeur: waar ze ook komen, ze hebben dezelfde structuur). Dat betekent ook dat het proces in het begin niet zo snel gaat, maar dat moet je ook niet willen. Het veranderen van die cultuur is namelijk het allermoeilijkste. 

Gelukkig wordt het breed ondersteund vanuit Warehousing en Board of Directors. Zorgvuldigheid en respect maakt het verschil in dit proces. Van daarvanuit ontstaat passie en energie. Iemand wijst de weg, maar we doen het samen. Ik heb liever dat als we in deze reis een val maken, de val maar één trede is en niet helemaal terug naar de basis. 

Verschillende soorten Lean belts
Binnen Lean bestaan verschillende soorten ‘belts’: yellow, orange, green, black en master black belt. Karl heeft een theoretische certificering achter zijn naam staan. Vanuit zijn persoonlijke carrière heeft hij hier al veel baat bij gehad. Binnen Seacon Logistics hebben we ervoor gekozen om het instapniveau blue belt te noemen. Bij Seacon vinden we het belangrijk om sociaal maatschappelijk te ondernemen (Seacon Blue), daarom hebben we bij de eerste belt ons eigen sausje eroverheen gegoten. Met de verschillende kleuren belts willen we onze medewerkers perspectief bieden om door te groeien. Hopelijk hebben we ooit onze eigen black belts die in onze praktijk gecertificeerd zijn en die grote projecten zelfstandig binnen Seacon kunnen runnen. Dit houdt in dat we ‘self supported’ zijn. Hopelijk draagt dit perspectief ook bij aan het binnenhalen van nieuwe mensen.

Voor dit traject zijn we een driejarige samenwerking aangegaan met Rick Schrijnemakers van Leanmakers. Als bedrijf willen we niet afhankelijk zijn van externe partijen. Daarom lopen onze huidige supervisors en managers als co-trainer met hem mee om vervolgens zelf de training te kunnen doen. Zo creëren we een zo breed mogelijk draagvlak en verkleinen we afhankelijkheid van externen. We hopen dat we van al onze medewerkers echte toppers kunnen maken. Ook hebben we een eigen Seacon Lean logo bedacht in samenwerking met HR en onze marketingafdeling. Daar staat ook duidelijk onze visie op: ‘iedereen verbetert elke dag’. We zijn begonnen bij Warehousing. Ik heb de hoop dat we ooit de stap breder kunnen maken, zodat we dat ook in andere divisies kunnen uitrollen. 

Hoe kijken onze medewerkers er tegenaan? 
De Lean-filosofie moet natuurlijk nog settelen. Maar we willen graag een veilige, gestructureerde en gestandaardiseerde werkomgeving creëren waar ieder warehouse op floreert. De eerste stap is dat het verbeteren van het werk net zo belangrijk wordt als het werk dat ze met trots uitvoeren. Dat inzicht is een belangrijkse stap. We hebben al een sessie gedaan waar we al mensen voor gecertificeerd hebben. Je ziet aan de reacties dat ze echt het gevoel hebben dat ze iets mee bereiken, dat mensen snappen waarom we dit doen en dat ze meerwaarde willen toevoegen. We moeten ervoor blijven zorgen dat de stip aan de horizon voor iedereen duidelijk is (en blijft) en hoe de reis eruitziet. 

Seacon is vanaf het allereerste begin al onderscheidend in de markt. We zijn groot geworden met maatschappelijk en sociaal verantwoord ondernemen. Doordat Seacon nu bezig is met Lean willen we ons nog verder onderscheiden en aantrekkelijker worden als werkgever. We willen mensen enthousiasmeren om bij Seacon te werken, maar ook om er te blijven werken. Zo gaan we weer terug naar ons DNA van sociaal en maatschappelijk verantwoord bezig zijn. 

Slim hard werken 
In een warehouse is veel beweging. En als je ergens kunt optimaliseren is het op een plek waar veel beweging is. Samen met onze collega Rene Bloem hebben we gezamenlijk bedacht op welke wijze we één Seaconbrede werkwijze kunnen creëren. Wij denken, en gelukkig velen met ons, dat Lean daar de juiste stap voor is. Vanuit het familiegevoel werkt iedereen binnen Seacon hard en zetten we er samen de schouders onder. Maar het draait niet per se om hard werken, maar vooral om slim hard werken. En dat is nou precies wat we willen bewegen. We kijken of we hetzelfde werk – of zelfs meer werk – met dezelfde mensen kunnen realiseren. Dit draagt er ook aan bij dat we makkelijker kunnen anticiperen op de huidige arbeidsmarktsituatie. 

Kippenvel op onze armen
We zijn nu al een aantal maanden bezig en op sommige sites zie je al een verschil. Daar krijgen we echt kippenvel van. Op een dagstartbord peilen we ook de tevredenheid van de medewerkers. Iedereen krijgt de gelegenheid om op een bepaald moment van de dag zijn of haar gevoel te geven. Hiermee creëren we een veilige omgeving waarin mensen hun emoties mogen delen. Dat wordt centraal besproken en ook centraal opgelost. 

Voor de leidinggevenden en het management geeft dat ook een goed beeld over de sfeer. Door Lean ontstaat een gesprek over hoe iets is gegaan en hoe het beter kan. Dat sluit precies aan bij wat we willen en het bewijst nu al dat het ook werkt. We worden daar zo enthousiast van! Daar zullen we vanuit Seacon aandacht aan moeten blijven geven. Want alles wat je aandacht geeft dat groeit. 

Doorgroeien naar lerende organisatie 
Samen moeten we ervoor zorgen dat we een lerende organisatie worden. We waren onlangs getuige van een dagstart in een van onze warehouses. Mooi om te zien hoe medewerkers het gevoel krijgen dat er naar hen geluisterd wordt, maar ook dat er verbeterpunten uit naar voren komen. Bijvoorbeeld een elektrische pallettruck (EPT) waarvan een wieltje stuk is en die snel gemaakt wordt omdat het direct gemeld wordt. Het is misschien maar 1% van je rijdende materieel, maar het is wel werkmateriaal. 

Wat je door deze ontwikkelingen gaat zien, is dat mensen niet alleen maar met plezier naar hun werk gaan, maar ook tevreden naar huis gaan. En dat geeft een kippenvel, want dat samenspelgevoel is fantastisch. Het elimineren van verspillingspunten zal ervoor zorgen dat we binnen Seacon Logistics een nog sneller en efficiënter proces krijgen. Dat is voor ons als logistiek dienstverlener en ketenregisseur extreem belangrijk. Meedenken, groeien, zingeving, authenticiteit en een transparante werkcultuur, dat is waar Seacon voor stond en staat. En zo gaan we ook de toekomst in.